דגשים לאירוע מוצלח

אם אתם עומדים בפני מאורע מרגש ומיוחד בחייכם ואתם שוקלים להפיק אירוע לציון המאורע, כדי שתתחילו ללמוד על העולם אליו אתם נכנסים, עולם האירועים.

לפני שאתם רצים ומתחילים לסגור דברים לאירוע, כדי שתקראו ותתייעצו עם אנשים מנוסים ממכם. אל תבצעו החלטות פזיזות, איכות האירוע נקבעת על ידי אוסף של החלטות נכונות ולכן עליכם להתייחס לכל הפרטים ברצינות ובמקצועיות.

חשוב שתבינו, באירוע שלכם אתם לא באים על תקן אורחים, כעט האחריות היא עליכם. כל הסידורים והתכנונים באחריותכם ולכן הצלחת האירוע תלויה בכם ובידע שלכם.

במאמר זה מוצגים עשרה כללים חשובים שיש לשים עליהם דגש

10 כללים ראשונים להפקת אירוע:

• קודם כל יש להחליט על תקציב נתון לצורך הפקת האירוע, מומלץ להקדיש מחשבה בתכנון התקציב ולבחור תקציב העומד ביכולת הכספית. אל תשכחו את היום שאחרי האירוע, הצלחתו חשובה אך גם החיים שאחריו.
• הביאו אטרקציות מיוחדות לאירוע. הפתיעו את האורחים עם דברים מרעננים וחדשים. לא מצאתם משהו חדש ומרענן? לא נורא, הביאו אטרקציה אהובה ומוכרת שתעשה את העבודה, לדוגמה: מגנטים לאירועים, מזכרות מרגשות, כוסות עם הדפסה, מחזיקי מפתחות לאירועים ועוד.
• חפשו אולם לקיום האירוע, בחנו מספר רב של אולמות אל תסגרו עם האולם הראשון שאתם רואים, גם אם הוא מצא חן בעיינכם. בבחירת האולם יש להתחשב במיקום ובאזור המגורים של רוב האורחים המוזמנים לאירוע.
• השקיעו באוכל, לכו לטעימות, התייעצו ובחנו מספר אפשרויות. התחשבו בדתיים ובצמחוניים. האוכל צריך להיות איכותי מתחילת האירוע כבר מקבלת הפנים. אנשים רבים מגיעים לאירוע רעבים וישר מחפשים את האוכל, אל תאכזבו בנושא האוכל.
• צרו אווירה טובה, הביאו כנר או אטרקציה נחמדה שתכניס את האורחים לאווירה טובה. חשוב להתחיל ליצור את האווירה הטובה כבר מכניסת האורחים. דאגו לקבלת פנים מרגשת וטובה.
• בחרו עיצוב המותאם לאופי האירוע, לתוכנו ולגודלו. סדרו את מקומות הישיבה בצורה חכמה. השתדלו להושיב אנשים בעלי קירבה אחד ליד השני.
• הפיקו קליפים ומצגות, השקיעו בטקס האירוע, הכינו והכינו נאום מושקע. יש סיבה להפקת האירוע אל תשכחו להדגיש זאת בטקס. חשבו על דרך יצירתית להודות לאורחים שהשקיעו ובאו לכבד אתכם.